Cartera de Proyectos
La Cartera de Proyectos
El término de Cartera Proyectos TIC es una buena práctica dentro del Gobierno de las TIC (COBIT o ISO 38.500) que llevamos realizando en Comillas desde hace casi 10 años con resultados satisfactorios y que hace referencia a las inversiones de TIC, gestionadas de forma análoga a cómo se gestiona la cartera de inversiones comúnmente manejada por un área financiera. Al igual que en una cartera de inversiones financieras, en la gestión de las inversiones de TIC se debe conocer el coste, el saldo disponible, el beneficio y el riesgo, expresados en las unidades de valor.
Se pretende con ello confeccionar una cartera que incluya todos los proyectos TIC que se van a llevar a cabo en la Universidad periódicamente. Este proceso permitirá conocer las necesidades globales de Comillas en cuanto a TIC y priorizar/planificar sus recursos (que no son ilimitados) de manera que estos proyectos puedan convertirse en servicios nuevos (o mejorados continuamente) que aumente la aportación de valor a los distintos clientes y a la trasformación digital de procesos que llevamos realizando la Universidad en los últimos más de 20 años.
Las principales ventajas que han resaltado las organizaciones que ya han implementado la Cartera de Proyectos TIC son:
- Alinear de forma dinámica los proyectos TIC con los objetivos de negocio y por ende su estrategia.
- Maximizar el retorno de la inversión en TIC.
- Visibilidad en la organización del proceso de selección y priorización de proyectos.
- Conseguir que la dirección, las áreas funcionales y el área TIC hablen un lenguaje común, compartan la misma visión sobre el riesgo y colaboren en el proceso de toma de decisiones.
- Consolidar y reducir el número de proyectos redundantes.
- Priorizar y redirigir la inversión TIC de proyectos de bajo valor a proyectos de mayor valor.
- Los responsables de recursos planifican su asignación a cada proyecto de forma más eficiente.
Con respecto a los stakeholders (actores participantes) en la gestión de la cartera de proyectos, se identifican los siguientes:
- Consejo de Dirección: En un principio será el encargado de establecer la financiación (recursos económicos y humanos) asignada a la Cartera de Proyectos para el próximo curso.
- Promotor: Es la persona que propone el proyecto y tiene el cometido de defender la necesidad o conveniencia de su ejecución ante la universidad. Debe ser necesariamente un cargo de la junta de gobierno de la universidad, pues tiene que tener la máxima capacidad de decisión.
- Cliente Funcional: Es la persona asignada por el Promotor del proyecto para la dirección y ejecución posterior del mismo y tendrá la responsabilidad de conseguir los objetivos propuestos. Se recomienda que el Cliente conozca perfectamente el ámbito en el que se va a implantar el proyecto TIC, por ello debe ser un coordinador, o jefe de unidad o servicio, aunque no necesariamente con dependencia funcional del Promotor.
- Comité Supervisión (Táctico): Recibirá las solicitudes de los patrocinadores, las catalogará atendiendo a los criterios fijados por el Consejo de Dirección, solicitará su análisis técnico a los niveles inferiores y elaborará el orden de ejecución de proyectos para el curso. También es el responsable de aclarar a los patrocinadores cualquier duda relacionada con la Cartera de Proyectos y supervisará la dirección y ejecución posterior de los mismos. Tendrá la responsabilidad de conseguir los objetivos propuestos.
- Comité Operativo: El comité operativo designará a una o varias personas que podrán asesorar (en los aspectos técnicos) a los niveles superiores en la elaboración de la propuesta. Tendrá la responsabilidad de conseguir los objetivos propuestos.